Lorenz Hölscher: Microsoft Access 2010 – Das Handbuch.

Gerade hat man sich in Office 2007 eingearbeitet, da schickt Microsoft eine neue Version ins Feld: Office 2010. Zwar ist der Unterschied bei der Oberfläche nicht so groß wie zwischen den alten Versionen aus dem Jahr 2007 und davor, doch auch kleine Unterschiede können manchmal verwirren, vor allem, weil die Oberfläche von Access sowieso immer anders ausschaut als die anderen Programme des Office-Pakets.

Daher gilt für Microsoft Office Access 2010 das gleiche wie für Access 2007: Überlegen Sie sich genau, ob Sie mit der neuen Version arbeiten wollen, bevor Sie sich gründlich darin einarbeiten. Es kann auch schwierig werden, wenn Kolleginnen und Kollegen ältere Versionen benutzen und Ihre Dokumente nicht öffnen können bzw. das Konvertieren Probleme bereitet. Da Microsoft Office 2010 erst kurz auf dem Markt ist, findet man wahrscheinlich auch weniger Hilfe und Erfahrungsberichte im Internet.

Dies spricht auch dafür, dieses Handbuch genauer durchzuarbeiten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit Access 2010 zu arbeiten, etwa weil Sie schon die 2007er-Version ignoriert haben, dann arbeiten Sie am besten in Zukunft NUR mit Office 2010.

Bevor Sie sich auf Access einlassen, sollten Sie sich grundsätzlich überlegen, ob es sinnvoll ist, sich intensiv in dieses Programm einzuarbeiten. Die Entscheidung, mit welchem Programm Sie Ihre Daten verarbeiten wollen, sollten Sie möglichst vor dem Beginn der Arbeit treffen. Wenn Sie nur Daten und Datenreihen auswerten müssen, ist Excel wahrscheinlich sinnvoller, wenn man aber Daten vergleichen und mit Relationen arbeiten muss, ist Access die bessere Wahl. Leider funktioniert der Datentransfer von Excel zu Access auch nicht problemlos, weshalb die Datenhaltung und Datenübernahme manchmal Probleme bereiten kann.

Wenn Sie eine wissenschaftliche Karriere anstreben, können profunde Kenntnisse über das Programm sinnvoll sein, ebenso wenn Sie in der Privatwirtschaft tätig sein wollen: Word und Excel beherrscht jeder mehr oder weniger, Access nicht, und es gibt nicht wenige Firmen, die mit ihrer Adressverwaltung Probleme haben.

Für eine Bachelorarbeit reicht wahrscheinlich ein Basiswissen über Access. Das bietet das Handbuch gleich zu Beginn: Nach einer kurzen Einleitung, in der der Autor deutlich macht, dass er sich an Anfänger und Profis zugleich wendet, bietet Teil A einen „Schnelleinstieg“ mit fünf Kapiteln darüber, wie Datenbanken, Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte „leicht gemacht“ sind. Wer nun neugierig geworden ist, kann sich durch die folgenden acht Teile arbeiten, der Autor wünscht seinen Lesern dabei „viel Spaß […] und viel Erfolg“ (S. 26). Die Teile B bis F informieren über „Access allgemein“, „Tabellen“, „Abfragen“, „Formulare“ und „Berichte“. An Profis und Interessierte richten sich die Teile G, „Programmierung“, und H, „Oberfläche“. Diese Informationen, etwa wie man die Datenbank mit zusätzlichen Fähigkeiten ausstatten und verbessern und das Menüband anpassen kann, werden am Anfang meistens nicht relevant sein, ebenso einzelne Kapitel in den anderen Teilen, z. B. Kapitel 17 über die „Abfragesprache SQL“. Im Anhang, in Teil I, sind Operatoren und Funktionen, Spezifikationen und Präfixe für die echten Spezialistinnen und Spezialisten übersichtlich aufgelistet.

Das Handbuch kann einerseits von vorne bis hinten durchgelesen und andererseits als Nachschlagewerk verwendet werden. Die Kapitel bauen aufeinander auf, auf kompliziertere Operationen, die in späteren Kapiteln kommen, wird an den betreffenden Stellen verwiesen. Hat man schon einen gewissen Überblick über Access 2010, verweisen die Einträge im Praxisindex auf „Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu spezifischen Arbeitsgängen“ (S. 911). Natürlich gibt es auch ein Stichwortverzeichnis.

Angenehm fällt an diesem Handbuch auf, dass der Autor seine persönlichen Vorlieben und Tipps auch deutlich als solche kennzeichnet, besonders in den eingestreuten „Profitipps“. Von dem Programm selbst ist er naturgemäß – das Handbuch stammt direkt von Microsoft Press – begeistert: „Mit Microsoft Office Access 2010 gibt es eine neue Version der erfolgreichen Datenbank von Microsoft. Nach dem umfangreichen Neudesign der Oberfläche in der vorigen Version 2007 hat Microsoft nun wieder viel Arbeit in inhaltliche Verbesserungen gesteckt. Herausgekommen ist dabei ein Datenbankprogramm, das sowohl leicht zu bedienen ist als auch eine trotzdem erstaunliche Leistungsfähigkeit entfaltet. Microsoft hat es wieder geschafft, dem eher spröden Thema Datenbank eine sehr bedienungsfreundliche Oberfläche zu geben.“ (S. 24).

Diese Euphorie macht auch eine simple Menüleiste zu einer „sehr dynamische[n] Mischung“ (S. 93), und wer sich von der persönlichen Begeisterung des Autors anstecken lassen kann, dem geht die Arbeit mit Access wahrscheinlich leichter von der Hand. Alle anderen werden auch zufrieden sein, wenn sie einfach nur ihre Aufgaben mit Access lösen können.

Wie auch das Handbuch zu Microsoft Office Access 2007 ist das Buch sehr übersichtlich aufgebaut, mit vielen Screenshots, Tipps, Profitipps, Hinweisen und „Achtung“-Feldern. Und wenn man die 928 Seiten hinter sich gebracht hat, dann kann man sich sicher als Experte betrachten. Es liegt übrigens auch das komplette E-Book auf CD bei. Vielleicht entdeckt man dann auch, wie der Autor, dass „sogar eine Datenbank Spaß machen kann. Wer hätte das gedacht!“ (S. 928).

Wolf Peterson / Iris Himmlmayr

Lorenz Hölscher
Microsoft Access 2010 – Das Handbuch
928 Seiten und eine CD
ISBN 978-3-86645-145-2
EUR 39,90/sfr 64,90
Microsoft Press Deutschland, Unterschleißheim im
O’Reilly Verlag, Köln 2010

S. Baloui: Access 2003.

Irgendwann stellt sich bei wissenschaftlichen Arbeiten die Frage, ob bei der Erfassung und Auswertung der Forschungsergebnisse mehr vonnöten ist als der Taschenrechner, Textverarbeitung „Word“ oder das Kalkulationsprogramm „Excel“. Für bestimmte komplexere Aufgabenstellungen kann es durchaus sinnvoll sein, ein Datenbankprogramm einzusetzen. Damit ist das Schreckgespenst „Datenbank“ schon beim Namen genannt. Bevor Sie sich aber an die Arbeit und vor allem an die fast immer notwendige Einarbeitung in ein Programm machen, überlegen Sie sich bitte Folgendes:

1.     Wofür brauchen Sie es? Für ein reines Auswerten von Daten und Rechnen ist Excel wahrscheinlich besser.
2.     Geht es um das Anlegen von Literaturverzeichnissen? Für umfangreiche Literaturrecherchen und -verzeichnisse gibt es eigene Programme, wie z. B. „“, für einfache Aufgaben genügt wahrscheinlich auch Word oder, wenn es sein muss, Excel.
3.     Holen Sie Rat ein! Wer – z. B. von Ihren KollegInnen – hat mit welchen Programmen schon gute Erfahrungen gemacht? Aber Vorsicht: Bereits kleine Abweichungen in der Aufgabenstellung können zu unterschiedlichen Lösungswegen und Schwierigkeitsgraden im Umgang mit dem Programm führen.
4.     Ist das Programm immer verfügbar? Kann ich es eventuell auch auf einem neuen Rechner einsetzen, ohne eine neue Lizenz kaufen zu müssen? Beachten Sie dabei immer, dass ein neuer Rechner auch ein neues Betriebssystem bedeuten kann. Läuft die Datenbank dann noch oder muss man auch auf eine neuere Version oder sogar ein anderes Datenbankprogramm umsteigen?
5.     Was meinen  Spezialisten dazu? Sie könnten beim Zentralinformatikdienst Ihrer Universität nachfragen, welche Programme es gibt und für welche Aufgaben sich welche Programme empfehlen. Für die wissenschaftliche Datenbearbeitung gibt es gut geeignete Spezialprogramme. Aber überlegen Sie sich jedoch vorher, ob sich die dafür notwendige Einarbeitungszeit für Sie wirklich auszahlt.
6.     Sind Sie mit Ihrem Programm mit Ihren KollegInnen kompatibel? Kann ein Datenaustausch einfach und problemlos erfolgen? Passen Sie bei Spezialprogrammen oder „exotischen“ Lösungen lieber auf, Sie könnten in der Mehrzahl der Fälle auf sich allein gestellt sein und auch im Internet wenig Unterstützung finden.

Im Kompendium „Access 2003“, dem „Nachschlagewerk, Lehr- und Handbuch“ von Said Baloui, werden zunächst die Benutzeroberfläche und die ersten Schritte von der Installation bis zum erstmaligen Aufruf von Access mit zahlreichen Screenshots erklärt. Dabei kommen auch die Besonderheiten der Oberfläche von Access in Bezug auf die anderen Office-Programme von Windows zur Sprache. (S. 35) Sie können den Office-Assistenten – mit der von manchen Menschen als nicht besonders intelligent empfundenen Animation – bei Bedarf einblenden. (S. 43)
Im Grund genommen wird Access vor allen Dingen in der Wirtschaft für die Verwaltung von Kunden, Produkten, Rechnungen usw. verwendet, und dementsprechend sind die Beispiele im Buch eher wirtschaftlicher Natur. Access eignet sich aber auch für wissenschaftliche Zwecke, und Sie müssen die Beispiele der Tabellen und Abfragen (S. 49 f.) eben für Ihre Zwecke abwandeln. Sie sortieren dann nicht Telefonnummern, sondern z. B. die verschiedenen Varianten einer Blumengattung, die Sie untersuchen.
Bei der Arbeit mit Abfragen ist vor allen Dingen eines entscheidend, und zwar, dass die Änderungen in der einzelnen Abfrage auch in die Tabellen übernommen werden. Achtung: Wenn Sie einen Datensatz aus der Abfrage löschen, weil Sie diesen Datensatz in dieser Abfrage nicht brauchen, dann ist der entsprechende Datensatz auch in der Datenbank futsch! Im Kapitel „Neue Datenbanken und Tabellen erzeugen“ (S. 73) wird wieder mit Screenshots erklärt, wie Sie vorgehen sollen. Sehr wichtig ist, dass Sie für diese Datenbanken und Tabellen immer ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner wählen, das erstens nicht im Laufwerk C:/ und schon gar nicht auf C:/EigeneDateien liegt. Außerdem ist es notwendig, dass Sie dieses Verzeichnis später auf keinen Fall umbenennen und verschieben, weil Access dann Schwierigkeiten mit der Verknüpfung der Tabellen und Abfragen bekäme. In diesem Fall müssten Sie die Veränderungen von Namen und Verzeichnissen über die Boardfunktionen des Programms, also in Access, vornehmen.
Datenbanken können mit der Hilfe des bereits erwähnten Assistenten erstellt werden. Wie man Daten in Tabellen eingibt und diese bearbeitet, wird ausführlich erklärt, wobei auch die überaus nützliche Suchfunktion Erwähnung findet. Natürlich können Sie auch „das Layout einer Tabelle verändern“ (S. 107), und wirklich spannend wird es dann bei der „Funktionsweise der Tabelle“ (S. 113) und der Festlegung der Feldfunktionen. Feldfunktionen sind von Ihnen definierte Befehle, die bestimmen, was in jeder Zelle ausgeführt werden soll, und mit deren Hilfe Daten sinnvoll verwaltet werden können.
Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie dabei dem „Primärschlüssel“ widmen (S. 115), weil er von zentraler Bedeutung für die Funktionsweise von Access ist. Allerdings geht in der Fülle der Informationen in diesem Buch die ausführliche Erklärung seiner Funktion fast unter.
Interessant bei Access ist auch die mögliche Einbindung von „Ole-Objekten“ (S. 121), das sind „Grafiken, Text- oder Tabellenausschnitte, die bereits mit einem anderen Programm erzeugt wurden oder noch erzeugt werden sollen“. (S. 509) Sie können für die einzelnen Zellen der Tabelle Standardwerte vergeben und auch eine Plausibilitätsprüfung, mit den von Ihnen vorher festgelegten Gültigkeitskriterien, durchführen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie in die einzelnen Zellen die richtigen Daten eingeben. Bei umfangreichen Datenbanken kann die Verknüpfung von gewünschten Informationen mit Indizes (S. 143) sinnvoll sein. Wenn man an einem einzelnen Thema arbeitet, dann wird man wahrscheinlich mit einer Datenbank und einer Tabelle auskommen. Natürlich können Sie in einer Datenbank mehrere Tabellen anlegen, es ist aber auch möglich, Unterdatenblätter zu einer Haupttabelle anzulegen und entsprechende Verknüpfungen festzulegen. (S. 171)
Teil 3 ist dem Thema „Abfragen“ gewidmet und behandelt im Abschnitt „Abfrageentwurf mit dem Assistenten“ (S. 187) die Arbeit mit den Tabellen und Abfragen. Hier wird dann auch ein wesentliches Problem aller Microsoft-Programme sichtbar, weil es nicht einfach ist, immer auf Anhieb die richtige Vorgangsweise zu finden, und weil man zahlreiche Schritte in der richtigen Reihenfolge auswählen muss, um dann z. B. gruppierte Abfragen zu erstellen. (S. 191)
Intuitiv ist bei Microsoft so gut wie gar nichts. Das liegt einerseits an der Komplexität von Datenbanken, andererseits natürlich auch an der Programmierung der Programme, für die nicht das Buch, sondern Microsoft verantwortlich ist. Leider hält dies viele UserInnen davon ab, diese Programme für ihre Zwecke zu nutzen, obwohl es durchaus sinnvoll wäre. Fortgeschrittene AnwenderInnen finden ab Seite 251 die Verknüpfungsarten mit SQL-Datenbanken. Das ist dann von Interesse, wenn Sie auf Datenbanken, die nicht mit Access erstellt wurden, zugreifen müssen. Aus eigener Erfahrung würde ich Ihnen in diesem Fall dazu raten, mit denjenigen, die die Datenbanken erstellt haben, darüber zu sprechen, ob sie Ihnen das Ganze nicht auch als Access-Daten zur Verfügung stellen würden.
Pivot-Tabellen und Diagramme (S. 269, Abschnitt 13) sind relevant, weil sie damit „numerische Daten übersichtlich zusammenfassen und unter verschiedenen Gesichtspunkten aus[...]werten “ können. (S. 269) Das Endergebnis kann dann als Diagramm ausgegeben werden. Falls Sie für eine Arbeit ein Formular zur Darstellung Ihrer Ergebnisse benötigen, wird das Kapitel 4 „Formulare, Bericht und Steuerelemente“ (S. 285) von Interesse sein.
Hier wäre es gerade am Anfang des Kapitels gut gewesen, einen größeren Praxisbezug herzustellen und an einem konkreten Beispiel zu zeigen, was oder wofür man die Formularerzeugung nutzen kann. Hier wird deutlich, dass es sich bei dem Buch eher um ein Nachschlagewerk zu den Funktionen und Funktionsweisen des Programms und weniger um ein wirkliches Lehrbuch handelt.
Formulare können auch Diagramme enthalten (S. 309), und das ist natürlich praktisch.
Das Kapitel 5 (S. 451) ist deswegen spannend, weil es beschreibt, wie Access-Daten im Internet und Intranet ausgetauscht werden können. So können Tabellen nicht nur von Websites heruntergeladen, sondern auch wieder hochgeladen werden. Das kann dann den schnellen Informationsaustausch in einer Gruppe fördern.
Das Thema, das Kapitel 6 (S. 543) behandelt, ist eher  für den Spezialisten von Interesse. Es erklärt den Umgang mit Makros und die VBA-Programmierung. VBA ist die Programmiersprache “Visual Basic“ von Microsoft.
Falls Sie im Team arbeiten, kann es sinnvoll sein, Benutzerberechtigungen für einzelne UserInnen zu vergeben, was im Abschnitt 34 (S. 741) erklärt wird.
Summa summarum ist die Arbeit mit Datenbanken und auch mit Access unserer Ansicht nach durchaus sinnvoll, auch dann, wenn man/frau ein kleines oder mittleres Thema bearbeitet, vorausgesetzt die Bereitschaft, sich in das Programm einzuarbeiten. Eine wirklich intensive Beschäftigung wird dann notwendig, wenn Sie ein großes Projekt verfolgen oder in einer Gruppe mit anderen WissenschaftlerInnen zusammenarbeiten.
Das Buch von Said Baloui ist für die tägliche Praxis mit Access sicher sinnvoll und kann als Referenz herangezogen werden. Es wird sich aber wahrscheinlich empfehlen, dass Sie vorher  einen kurzen Kurs oder Lehrgang besuchen, um das Programm kennenzulernen und auf sicherem Terrain und ohne Angst um Ihre Daten Ihre ersten Schritte  setzen zu können. Die Verwendung und der Umgang mit Datenbanken kann trotz anfänglicher Schwierigkeiten durchaus hilfreich und sinnvoll sein. Auch wenn das Programm eine eingehende Beschäftigung mit Access fordert, um richtig damit umgehen und Daten verwalten zu können, kann man grundsätzlich viele Vorteile daraus ziehen und eine einfachere, effizientere Datenbearbeitung erzielen.
In Bezug auf die äußere Form ist noch anzumerken, dass das Buch, das stolze 848 Seiten umfasst, unter einer eher instabilen Bindung zu leiden hat und ein vorsichtiges Lesen und Blättern angebracht sind. Auch das Stichwortverzeichnis stellt sich als etwas problematisch heraus, weil die Seiten des Inhaltsverzeichnisses  falsch gebunden sind, und durch die fehlerhafte Bindung wurde das Verzeichnis nicht richtig mit den Seitenzahlen zusammengefügt.

Said Baloui
Access 2003
848 Seiten und eine CD
ISBN: 3-8272-4068-9
EUR 25,00/sfr 42,50
Verlag Markt und Technik, München 2006

Zur Website von Scribble Papers: http://home.arcor.de/jhoetger/scpapers/

R. Albrecht / N. Nicol: Handbuch Microsoft Office Access 2007.

Bevor Sie sich überlegen, mit welcher Datenbank Sie arbeiten möchten, ist es wichtig, dass Sie herausfinden, wie Ihre konkreten Anforderungen ausschauen und welche Programme auf Ihrem Rechner laufen können. Weiters ist es sinnvoll, dass Sie dann für eine längere Zeit bei der Datenbank und der Datenbankversion, mit der Sie angefangen haben, bleiben, z. B. bei Microsoft Access 2003. Es ist zwar möglich, aber keinesfalls zu empfehlen, eine Datenbank in einer anderen Programmversion, wie z. B. Access 2007, zu öffnen und zu bearbeiten oder umgekehrt. Meistens sind für den Wechsel der Programmversionen umfangreiche Konvertierungsmaßnahmen notwendig, die einiges an Wissen und Vorkenntnissen erfordern. Wenn Sie sich für Office Access 2007 entschieden haben, dann sollten Sie für längere Zeit bei dieser Version bleiben und sich gründlich in das Programm einarbeiten. Das gilt auch für alle UserInnen, die von einem anderen Programm oder auch von einer anderen Programmversion von Access auf Access 2007 umsteigen.
Im Allgemeinen ist es sinnvoll, dass Sie, wenn Sie sich für Access 2007 entscheiden, auch mit den anderen Komponenten des Office Pakets 2007 von Microsoft arbeiten, einerseits, damit die Daten innerhalb des Pakets kompatibel sind, und andererseits, damit Sie sich an das äußere Erscheinungsbild der Programme gewöhnen. Allerdings weicht ausgerechnet die Oberfläche von Access von den Oberflächen der anderen Programme des Office-Pakets ab, was Ihnen aber auch erklärt wird. Es wird am Beginn des Buchs betont, dass sich dieses Handbuch auch an PC-Nutzer richtet, die noch keine umfassenden Erfahrungen haben, und dass es versuchen will, die etwas schwierigere, aber trotzdem sinnvolle Nutzung von Access-Datenbanken verständlich zu machen. Das Ziel dieses ersten Abschnitts ist zu erklären, was das „Sammeln und Aufbereiten von Daten“ (S. 54) überhaupt bedeutet.
Neben den Grundlagen der Installation von Access und den ersten Schritten werden immer wieder praktische Tipps gezeigt, die den Umgang mit Access-Datenbanken erleichtern sollen. So wird man auf Seite 73 unter „Ordner, die Sie häufig brauchen“ darüber aufgeklärt, wie man Ordner als Favoriten definiert oder wie man Spalten fixiert (S. 86) und sich damit die Dateneingabe erleichtert. Auch die Filterung von Datensätzen (S. 94) ist von großem Interesse, weil das Filtern bei der Verwaltung und Betreuung von Daten unerlässlich ist. Die Funktion von Formularen wird in den Grundzügen vermittelt, durch eine Vielzahl von Erklärungen und Abbildungen erschließt sich der Sinn dahinter leider trotzdem nicht auf Anhieb.
Im Gegensatz zu dem Kapitel über Formulare finden wir die Funktion „Berichte“ (S. 131) für den Ausdruck von Daten sehr gut erklärt. Das trifft auch auf die Beschreibung des Navigationsbereichs (S. 153) zu, der früher das „Datenbankfenster“ war. Solche Unterscheidungen sind gerade für Umsteiger auf Access 2007 wichtig, werden aber leider in diesem Buch etwas zu selten geboten.
Im Kapitel 9 gehen die AutorInnen noch einmal auf die Grundlagen von Datenbanken ein. In diesem Zusammenhang ist dann auch gut erklärt, wie die Tabellen, Zellen und Spalten aufgebaut werden sollen. In der Fachsprache heißt die Überprüfung der Daten überraschenderweise „Tabellen normalisieren“. (S. 182) Ab Seite 199 wird gezeigt, wie man mit Tabellenvorlagen arbeitet, um sie den eigenen Bedürfnissen anzupassen, beziehungsweise wie man neue Tabellen erstellt. Hier spielen – wie bei allen Access-Versionen – die Begriffe „Standardwerte“, „Felddatentypen“ und „Feldgrößen“ eine wichtige Rolle.
Ab Kapitel 12 wird anschaulich erklärt, wie man Beziehungen zwischen Tabellen herstellt und Unterdatenblätter anlegt. Ab Kapitel 13 wird der Vorteil von Access als relationaler Datenbank sichtbar, wenn es darum geht, Tabellen zu verknüpfen und zu importieren. Für Access 2007 gibt es einen Tabellenanalyseassistenten, mit dem man Normalisierungstests durchführen und das Ergebnis darstellen kann.
Ab Kapitel 16 widmet sich das Buch dem Hauptaufgabengebiet einer relationalen Datenbank, nämlich dem Stellen von Abfragen und der Auswertung von Daten. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die beigelegte CD verwenden, um mit der Beispieldatenbank die Ausführungen der AutorInnen mitverfolgen zu können.
Natürlich können Sie mit Access auch Abfragen mit mehreren Tabellen durchführen und die Beziehungen zwischen diesen Tabellen verstehen und verändern. Allerdings wird unserer Meinung nach spätestens hier deutlich, dasses sicher kein Fehler wäre, einen Grundkurs in Open Access 2007 zu besuchen, wenn man relativ schnell zu Ergebnissen bei der Auswertung der Daten kommen will.
Wenn Sie jetzt aber weiter beim Buch bleiben möchten: Das Kapitel 18 „Auswertungen“ (ab S. 351) stellt Ihnen die entsprechenden Wege in Screenshots vor. Für ExpertInnen folgen dann die Kapitel über die Bearbeitung von SQL-Datenbanken mit Access zur Entwicklung von Formularen und zur Erstellung von Berichten. Für die Darstellung wissenschaftlicher Ergebnisse ist dann das Kapitel 27 (S. 581) über die Arbeit mit Pivot-Tabellen und Charts sehr hilfreich. Sie selbst werden wahrscheinlich (oder hoffentlich) nicht in die Situation kommen, eine umfangreiche Datenbankanalyse einer Datenbank erstellen, eine Datenbank in eine andere Version oder womöglich eine andere Datenbankanwendung konvertieren zu müssen. Access stellt dafür allerdings umfangreiche Dienstprogramme zur Verfügung, und es ist auf jeden Fall sinnvoll, diese Seiten bei Bedarf genau durchzugehen.
Teil G des Buchs widmet sich weiter der Programmierung von Tabellen und Teil H der Erstellung kompletter Anwendungen. Diese beiden letzten Teile sind vor allen Dingen dann von Interesse, wenn Sie, z. B. als Mitglied einer Forschungsgruppe, eine große Menge an Daten erfassen und auswerten müssen. Für eine Bachelorarbeit werden Sie die zahlreichen Funktionen von Access – glücklicherweise – wohl nicht brauchen, aber natürlich können Sie diese Kapitel trotzdem durcharbeiten, wenn Sie das Programm insgesamt verstehen wollen. Auch hier gilt, dass Sie eigentlich erst mit einer gründlichen Einarbeitung vernünftige Ergebnisse bei der Erstellung von umfangreicheren Datenbanken erzielen können.
Summa summarum wird dieses Buch für Sie als Handbuch wahrscheinlich sinnvoll werden, wenn Sie größere Aufgaben mit einer Access-Datenbank erledigen wollen. Wenn Sie nur eine Seminararbeit oder Bachelorarbeit schreiben, wird wahrscheinlich eine kürzere, leichtere Einführung oder ein Grundkurs reichen. Auf jeden Fall muss man lobend erwähnen, dass durch die übersichtlichen Screenshots die richtige Vorgangsweise und die einzelnen Bearbeitungsschritte nachvollziehbarer und leichter verständlich werden als bei anderen Access-Handbüchern. Aber von seiner Art und Struktur her ist das Buch eher ein Nachschlagewerk und darum erst beim Suchen nach Problemlösungen wirklich sinnvoll.

Wolf Peterson (Mitarbeit Katharina Schrenk)

Ralf Albrecht/Natascha Nicol
Das Handbuch Microsoft Office Access 2007
987 Seiten und eine CD
ISBN 978-3-86645-104-9
EUR 39,90/sfr 64,90
Microsoft Press Deutschland, Unterschleißheim 2007

2011 ist eine neue aktualisierte Auflage von Manuel René Theisens Standardwerk „Wissenschaftliches Arbeiten“ erschienen, seit ihrem ersten Erscheinen 1984 ist diese Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten damit nun zum 15. Mal überarbeitet worden.
In seinem aktuellen Vorwort spricht der Autor ausführlich über den Plagiatsskandal, der nicht nur deutsche Spitzenpolitiker, sondern auch viele weit weniger bekannte Menschen ihren akademischen Grad gekostet hat. Immerhin waren sogar einige EU-Parlamentarier mit Plagiats-Vorwürfen konfrontiert, und es ist sicher bemerkenswert, dass ein des Plagiats überführter ehemaliger deutscher Minister heute der EU-Sonderberichterstatter für Fragen des Urheberrechts geworden ist.Wie dem auch sei: Für ältere Semester, die den größten Teil ihres Studiums noch vor der Erfindung des Internet absolviert haben, wirken einige Aspekte des Problems immer noch ungewohnt. Das soll nicht heißen, dass früher immer alles mit rechten Dingen zugegangen ist, aber die Grenzen, was in welchem Ausmaß zitierfähig war und wie man etwas ordentlich kennzeichnete, waren enger gezogen, und es war auch nicht so einfach, an mehr oder weniger „zitierfähige“ Quellen heranzukommen.
Deshalb kann man es nicht genug begrüßen, dass der Autor sich des Themas annimmt und sich dabei klar und deutlich ausdrückt. Die Zeiten und auch die Medien haben sich entscheidend geändert, und mit ihnen die Vorgaben und Selbstverständlichkeiten beim Zitieren. Diese direkte, fast plakative Ausdrucksweise ist sicher von Vorteil, weil sie Klarheit schafft und hoffentlich auch zu den weniger Aufmerksamen durchdringt.
Ansonsten gilt weiterhin alles, was wir bereits in unserer ersten Besprechung über das Buch geschrieben haben. Besonders möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass die Feststellung auf dem Klappentext „Diese Anleitung ist ein konkretes Beispiel für eine formal ordnungsmäßige wissenschaftliche Arbeit“ für naturwissenschaftliche Arbeiten nur eingeschränkt gilt. Auf der Universität für Bodenkultur Wien sind nämlich Fußnoten weitgehend unerwünscht, eine Ausnahme stellen höchstens sozialwissenschaftliche Dissertationen dar. Auf der Universität Wien gibt es bereits einige Fachrichtungen und Professoren, bei denen Zitate aus dem Internet, selbst wenn sie ordentlich gekennzeichnet sind, nicht mehr so gut „ankommen“. Es ist deshalb unbedingt notwendig, dass Sie sich selbst genau erkundigen, welche Vorgaben auf Ihrem Institut und seitens Ihrer Betreuerinnen und Betreuer bestehen.
Wenn Sie sich daran halten und sich zusätzlich die Hinweise des Buchs von Manuel René Theisen zu Herzen nehmen, dann dürfte eigentlich nichts mehr schiefgehen – zumindest in formaler Hinsicht, womit ein wichtiger Schritt beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten bereits getan wäre.

Wolf Peterson

Die Redaktion macht sich mit ihren Hinweisen weder die empfohlenen Programme noch die Software oder die damit verbundenen Rechte zu eigen.

Die Empfehlungen erfolgen ohne irgendeine Garantie, sogar ohne die implizite Garantie der Marktreife oder der Verwendbarkeit für einen bestimmten Zweck der jeweiligen Hard- oder Software. Der Rechteinhaber übernimmt keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für den Kauf bzw. Download, den Gebrauch, die Speicherung und die Verwendung von Programmen, Dateien und Hardware und allfällige Folgen. Für Schäden materieller oder ideeller Art, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, wird ebenfalls nicht gehaftet. Sollten Sie der Ansicht sein, dass eine Empfehlung entweder eine Urheberrechtsverletzung enthält oder halten Sie eine Ergänzung für sinnvoll, dann nehmen Sie bitte mit der Redaktion Kontakt auf. Wir werden uns so bald wie möglich um Ihr Anliegen bemühen. Jede kommerzielle Verwendung dieser Empfehlungen ist verboten.

Falls Sie sich für ein bestimmtes Programm oder eine Hardware interessieren, dann laden Sie Dateien nur von vertrauenswürdigen Websites herunter und überprüfen Sie vor dem Kauf von Hardware die Seriosität des Händlers. Wir empfehlen Ihnen Hard- und Software natürlich in der Hoffnung, dass sie von Nutzen für Sie sein wird. Überlegen Sie sich vor dem Download oder Kauf aber bitte trotzdem immer, ob Sie das Programm oder die Hardware zum gegenwärtigen Zeitpunkt wirklich benötigen und ob sie  mit Ihrer bisherigen Hard- und Software kompatibel sind. Es hat unserer Ansicht nach keinen Sinn, zu viele Programme auf einem Rechner zu installieren, wenn sie dann nicht benutzt werden.

Die Redaktion

Was muss ich also machen, damit ich, obwohl ungeübt, trotzdem mit meinem analogen oder digitalen Fotoapparat ein ansehnliches Bild produzieren kann? Es gibt einige ganz wichtige Feinheiten, um schöne Bilder produzieren zu können, und die wichtigsten drei wollen wir Ihnen in diesem Artikel näher erläutern.

Sie brauchen nicht unbedingt das neueste Modell einer Digitalkamera zu besitzen, um schöne und vor allem gut erkennbare Fotos zu machen. Jedenfalls müssten jedoch die Grundeinstellungen wie ISO (Lichtempfindlichkeit), Belichtungszeit (Tv) oder Blende (Av) auch bei Ihrer Kamera vorhanden sein. Bereits mit Hilfe dieser einfachen Einstellungen können Sie die Qualität Ihrer Bilder massiv erhöhen.

Aufnahmen mit Blitz

Ein besonderes Problem stellen oft Fotos dar, die mit Blitz geschossen wurden. Die meisten Kameras sind bei Blitzbetrieb auf 1/60 Verschlusszeit vorprogrammiert. Dieser Wert eignet sich aber nur für den unmittelbaren Fokusbereich, das heißt, nur der zentrale Fokusbereich wird erleuchtet, der vom Blitz nicht erreichte Teil bleibt jedoch im Dunkeln. Dies hat ein viel zu grelles Motiv zur Folge. Vermeiden können Sie diesen Effekt durch die Reduzierung der Blitzstärke um ein paar Viertelgrade, sowie die Verlängerung der Verschlusszeit (auch Tv genannt), um 1/25. So rücken Sie auch den Hintergrund ins Licht. Falls Sie ein wenig mit dem Licht experimentieren möchten, dann können Sie dies beispielsweise durch ein Verschieben des Blitz-Zeitpunktes an das Ende der Belichtungszeit (meist als 2nd -Funktion im Blitzmenü zu finden) tun. Dadurch lassen sich interessante Kombinationen aus leicht verschwommenem Hintergrund und scharfem Bildmittelpunkt komponieren.

Die Lichtempfindlichkeit des Motivs

Wichtig bei der richtigen Belichtung eines Fotos ist neben der richtigen Einstellung des Blitzes die Lichtempfindlichkeit des Aufnahmemediums. Dabei ist zu beachten: je höher die ISO- Zahl und die Lichtempfindlichkeit, desto kürzere Belichtungszeiten sind bei den gleichen Lichtverhältnissen anzuwenden. Es empfiehlt sich, bei grellem Sonnenlicht mit niedrigen ISO-Werten um die 100 zu arbeiten. Bei Fotografien in dunkler Umgebung sollten Sie darauf achten, dass Sie einen hohen Wert einstellen (der höchste einstellbare Wert liegt bei circa 3600 ISO).
Dabei müssen Sie jedoch auch daran denken, dass die Grobkörnigkeit Ihres Bildes mit Erhöhung der ISO-Zahl ebenfalls anwächst, da der Sensor empfindlicher auf Lichtsignale reagiert.

Der „scharfe“ Abschnitt des Bildes

Der Bereich eines Fotos, welcher scharf abgebildet ist, wird als Tiefenschärfe bezeichnet. Diese hängt hauptsächlich von der Qualität des Sensors ab, je geringer dieser ist, desto weniger lassen sich die Motive herausarbeiten. Aber auch die von Ihnen gewählten Einstellungen können die Tiefenschärfe beeinflussen. Achten Sie darauf eine große Brennweite (d.h. zoomen Sie das ausgewählte Motiv so nah wie möglich heran) und eine kleine Blende (d.h. keinen Blitz oder andere Funktionen einstellen, die die Helligkeit erhöhen könnten) zu verwenden, sowie nah an das Motiv ran zu gehen, wenn Sie ein Bild mit wenig Tiefenschärfe produzieren möchten. Für eine Abbildung mit hoher Tiefenschärfe verfahren Sie schlicht und einfach umgekehrt. Der Einsatz der verschiedenen Möglichkeiten der Einstellung von Tiefenschärfe erklärt sich im Prinzip von selbst: bei Porträts, also Bildern bei denen Sie eine Person oder einen Gegenstand in den Mittelpunkt rücken wollen, reicht die Verwendung von wenig Tiefenschärfe aus. Wenn Sie jedoch eine größere Szene, oder ein Panorama fotografieren möchten, sollten Sie darauf achten möglichst viel Tiefenschärfe zu bekommen.

Tipps für das perfekte Porträt

Falls Sie nicht für jedes Bewerbungsfoto oder andere Anlässe zur Fotografin/zum Fotografen gehen wollen, sondern sich lieber von einer Freundin/einem Freund fotografieren lassen möchten, beziehungsweise selbst gebeten werden, ein schönes Porträt von jemanden zu machen, dann sollten Sie auf gewisse Punkte acht geben, um bestimmte Fehler zu vermeiden:

Verwenden Sie keine Weitwinkelobjektive! Dabei wird die abgebildete Person nur verzerrt und wirkt optisch breiter.

1. Verwenden Sie keine Weitwinkelobjektive! Dabei wird die abgebildete Person nur verzerrt und wirkt optisch breiter.
2. Halten Sie die Kameralinse immer über der Augenachse! Ein Zutiefliegen der Linse könnte zu unvorteilhaften Einblicken in die Nase führen.
3. Falls Sie draußen fotografieren möchten, sollten Sie dies am besten frühmorgens oder spät am Nachmittag tun. Bis ca. 10 Uhr beziehungweise 16 Uhr fällt das Sonnenlicht flach ein und wirft daher keine Schatten. Wenn Sie bei hochstehender Sonne fotografieren, verwenden Sie den Blitz – dieser hellt die Schatten auf!
4. Achten Sie auf den Hintergrund! Hinter dem Kopf sollten keine Bäume herauswachsen oder eine lichtreflektierende Oberfläche sein. Am besten ist ein neutraler Hintergrund.
5. Machen Sie mehrere Aufnahmen und wählen Sie danach die für Ihren Zweck beste aus.
6. Wenn Sie ein Porträt für eine bestimmte Zeitung oder einen bestimmten Zweck brauchen, dann schauen Sie sich an, wie die Porträts üblicherweise in dem Medium ausschauen und orientieren Sie sich daran. Eine Aufnahme für einen Kongresskatalog sieht anders aus als eine Aufnahme am Strand.
7. Nehmen Sie sich ein bisschen Zeit für die Aufnahme. Schnellschüsse haben oft Fehler, die man in der Schnelligkeit übersieht und die dann später nicht mehr zu korrigieren sind.
8. Bei Passfotos und dem Führerschein beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Vorschriften, nach denen sich diese Aufnahmen richten müssen.

Konzentration auf das Wesentliche

Auch als Laie in der Fotografie kann man oft der Versuchung nicht widerstehen, besonders kunstvolle, auffällige Bilder zu machen. Durch diverse Effekte, Schattenzeichnungen, oder schlicht und einfach durch die Neigung, zu viele Motive auf ein Foto zu packen, wird der Blick auf das wesentliche Motiv oft verstellt.
Sie sind Biologe und wollen für ein Botanikprojekt eine gewisse Pflanze näher untersuchen? Dann fotografieren Sie auch diese und nicht irgendwelche anderen Blumen und Blätter. Stellen Sie das Hauptmotiv in den Mittelpunkt und achten Sie darauf, dass es auch gut zu sehen ist. Verzichten Sie auf Effekte wie schwarz – weiß Abbildungen, oder besondere Farbpigmente, dadurch würden Sie eventuell bei der Veröffentlichung in einem Kunstjournal punkten, in einem wissenschaftlichen Magazin jedoch, haben solche Verschönerungen nichts zu suchen.
Denken Sie demnach immer an die Informationen, die Sie mit der Verwendung des Bildes an die Leserinnen und Leser weiter geben möchten. Eine Möglichkeit die Aussagekraft Ihres Bildes vor einer Veröffentlichung zu überprüfen, wäre es zum Beispiel, dieses einer Freundin oder einem Freund zu zeigen und diesen zu fragen, was sie oder er auf dem Bild erkennen kann und welche Figur das Hauptmotiv sein soll.
Denken Sie daran – künstlerische Fotos können Sie auch im privaten Bereich produzieren.

Auf die Technik kommt es meist nicht an

Aussagekräftige, professionelle und ästhetische Fotos zu produzieren ist Ihrer Meinung nach nur mit der richtigen, meist teuren Ausrüstung möglich? Weit gefehlt. Wenn Sie sich ein wenig mit den verschiedenen Funktionen Ihrer einfachen Analog- oder Digitalkamera auseinandersetzen und versuchen, diese auch optimal zu nutzen, können Sie sehr professionelle Fotos produzieren.
Nutzen Sie auch die Bedienungsanleitung, die Ihrem Gerät beiliegt, auch wenn die Lektüre dieser  nicht beliebt ist. Für spezielle Probleme mit Ihrer Kamera können Sie auch diverse Internetforen aufsuchen und dort nachfragen beziehungsweiselesen.

Wenn Sie diese Tipps einhalten, können Sie getrost auf das Engagieren einer Fotografin/eines Fotografen verzichten, denn Sie werden selber Fotos wie ein Profi machen.

Anna Steiner

Atlas der Globalisierung

Der „Atlas der Globalisierung“ steht unter dem Zeichen des Zusammenbruchs der globalen Wirtschaft. Bereits im Vorwort macht Serge Halimi, Direktor von Le Monde diplomatique, Paris, darauf aufmerksam, dass sich unsere schnell ändernde Welt mit immer neuen Problemen und Ereignissen befassen muss – sei es mit der „Bruchlandung des Neoliberalismus“ (S. 9) oder mit der destabilisierten Lage der Welt. Der Weiterbestand uns vertrauter Systeme ist nur mehr eine Frage der Zeit.

Alle Beiträge sind von Fachleuten und WissenschaftlerInnen geschrieben, so dass eine detaillierte Darstellung sowie eine multiperspektivische Herangehensweise an vergangene und zukünftige Entwicklungen gewährleistet ist. Diese Perspektivenvielfalt schlägt sich bereits in den unterschiedlichen Querschnitten nieder, die durch den Text führen. Befasst sich Kapitel 1 zum Beispiel mit der neuen Weltkunde und ihren Phänomenen wie Migration, alternder Gesellschaft, dem Rohstoff-Boom, Cyberterrorismus und vielem mehr, stellt Kapitel 2 den Kapitalismus in der Krise vor. Es befasst sich mit Steuern, Fonds und Geld allgemein sowie der Frage, wer für die Krise eigentlich aufkommt.

Für Studierende der bodenkundlichen Fächer besonders interessant ist das Kapitel 3, das sich mit der „Zukunft der Energie“ befasst. Verschiedene Rohstoffe sowie ihre Verfügbarkeit, Langlebigkeit, Beschaffung, die damit verbundenen Gefahren und auch Alternativen werden hier genau untersucht und den LeserInnen sehr übersichtlich aufgezeigt.

Überhaupt besticht der „Atlas der Globalisierung“ nicht nur durch seinen Inhalt, sondern auch durch seine Form und das Design. Es ist sicher eine gute Anregung, auch für werdende NaturwissenschaftlerInnen, sich gut anzuschauen, wie die Inhalte wiedergegeben werden, weil sie trotz der Komplexität des Themas ausgesprochen verständlich kommuniziert werden.

Auch die Art und Weise, wie die Abbildungen und Grafiken aufbereitet sind, ist ein guter Anhaltspunkt für die eigenen Arbeiten. Farben und Raster sind größtenteils so gestaltet, dass auch sehbehinderte Menschen sie lesen können. Selten findet man eine Ausnahme, wie etwa auf Seite 15 eine Abbildung in Brauntönen, die für Menschen mit eingeschränkter Sehleistung schwer voneinander zu unterscheiden sind.

Nachdem in den ersten drei Kapiteln generelle Themen behandelt wurden, beschäftigen sich die folgenden Teile vor allem mit konkreten Beispielen. Neben den USA, Polen und Japan wird auch die Arktis als letzte Grenze der Globalisierung untersucht. Dieses Gebiet, obwohl lange Zeit nicht sonderlich attraktiv, wird nun, begünstigt durch den Klimawandel, immer nutzbarer für die umliegenden Staaten, so dass immer mehr Länder einen Gebietsanspruch auf Teile dieses Kontinents stellen. Außerdem werden die dort vermuteten Rohstoffvorkommen durch die immer länger befahrbaren Seepassagen besser erreichbar.
Das fünfte Kapitel geht speziell auf Afrika ein, sowohl auf die wirtschaftlichen und religiösen als auch auf die sozialen Probleme, die auf dem Kontinent vor allem durch die Einmischung von außen entstehen.

Der Schlussteil widmet sich weiteren ungelösten Konflikten auf der Welt. Egal, ob es sich dabei um gesellschaftliche Aspekte wie das zunehmende Selbstbewusstsein der jüngeren Generation in der Westsahara oder um interkulturelle Schwierigkeiten wie die Ohnmacht der Nato in Afghanistan geht, der „Atlas der Globalisierung“ beleuchtet die Fragen auf professionelle und dennoch verständliche Art.

Zuletzt ist noch zu sagen, dass der Atlas in vielerlei Hinsicht eine Bereicherung sein kann: wenn man das eigene Schulwissen auffrischen und erweitern will oder wenn es darum geht, politische, soziale und wirtschaftliche Zusammenhänge zu verstehen, der Atlas bildet auf jeden Fall eine gute Grundlage, auch um die eigenen Aktivitäten und Forschungen in einem großen Zusammenhang zu sehen und auch Verbindungen zu Themen zu bemerken, die man zuvor nicht ohne Weiteres erkannt hätte. In diesem Punkt ist auch eine weiterführende Link-Liste am Ende jedes Kapitels sehr ergiebig, die eine eigenständige Vertiefung in die Themen ermöglicht.

Der „Atlas der Globalisierung“ erscheint regelmäßig, meistens in zwei Versionen, als Broschur und als gebundene Ausgabe, der auch eine CD-Rom beiliegt.

Wolf Peterson/Gloria Hofmeister

Herausgegeben von Alain Gresh und anderen: Atlas der Globalisierung. Sehen und verstehen, was die Welt bewegt. Le Monde diplomatique/TAZ Verlags- und Vertriebs GmbH, Berlin 2009.
213 Seiten, 13 € [D]/ 13,40€ [A]
ISBN (Festeinband): 978-3-937683-25-6
ISBN (Broschur): 978-3-937683- 24-9

Bestelladresse:
tazshop
Rudi-Dutschke-Straße 23
10969 Berlin
www.monde-diplomatique.de/atlas

• Rechtzeitiges Planen.
• Zeitgerecht einen Betreuer finden und alle wichtigen Punkte besprechen.
• Zeitplan vor allem bei längeren Arbeiten aufstellen.
• Sich an diesen halten und nicht ablenken lassen.
• Die Arbeitsschritte von Themenfindung Recherche, wissenschaftlichem Arbeiten und Schreiben definieren und einhalten.
• Pausen und Ruhezeiten einplanen, auf ausreichend Freizeit und Bewegung achten.
• Beratung und Hilfe ( z. B. für die Kinderbetreuung) suchen.
• Entspannungsübungen lernen.
• Halten Sie immer etwas zum Notieren bereit, um Einfälle auch unterwegs festhalten zu können.
• Wechseln Sie verschiedene Tätigkeiten (zum Beispiel Schreiben, Lesen, Internetrecherche,…) ab, um das Aufkommen von Eintönigkeit zu vermeiden.
• Planen Sie auch Ihren Tagesablauf.
• Auf kreative Phasen reagieren und gegebenenfalls vom Plan abweichen.
• Nehmen Sie eine unaufgeräumte Wohnung so weit wie möglich in Kauf und lassen Sie sich nicht von nebensächlichen Dingen, wie Brösel auf dem Fußboden ablenken.
• Planen Sie auch Zeit für unvorhergesehene Feiertage, Feste und Verpflichtungen ein.
• Konzentrieren Sie sich für eine bestimmte Dauer nur auf diese eine Arbeit und fangen Sie währenddessen nicht mit weiteren Projekten an.
• Machen Sie Backups.
• Suchen Sie sich KorrekturleserInnen.
• Gehen Sie immer sicher, dass genügend Papier und Toner im Drucker vorhanden sind.
• Suchen Sie sich Ausweicharbeitsmöglichkeit für Notfälle (räumlich bei Familie und/oder Computer, falls der eigene streikt).
• Achten Sie auf eine vernünftige Ernährung.

Beachten Sie diese Liste nicht als vollständig. Sie können jederzeit noch Punkte anfügen, die eine Verbesserung Ihrer Arbeitsleistung und -moral mit sich bringen können.

Viel Erfolg!

Anna Steiner/Wolf Peterson

Eine große Hilfe beim Schreiben einer wissenschaftlichen Arbeit sind die Absatzformate. Wenn Sie solche Formatvorlagen verwenden, können Sie sich viel Mühe ersparen, weil Sie mit einem Handgriff alle Überschriften, die Zeichengröße in einer Textart etc. ändern können, ohne den gesamten Text durchsuchen zu müssen.

Halten Sie sich bei der Formatierung der Absätze immer an bewährte klassische Vorbilder: Verwenden Sie also lieber die Times New Roman oder die Arial und nicht ausgefallene Schriftarten wie die „Wedding“, auch wenn Ihnen diese Schrift besonders gut gefällt. Die Überschriften sollten sich deutlich vom Lauftext abheben, aber auch nicht so groß sein, dass sonst kaum mehr Text auf die Seite passt.

Das Formatieren von Text mit Absatzformaten bringt zwei Vorteile: Erstens können Sie die Formate im Nachhinein leichter ändern, wenn Sie z. B. statt der Times New Roman eine Arial haben möchten. Außerdem bleiben die Textformate voneinander unterscheidbar, auch wenn Sie das Textdokument auf einem anderen Rechner öffnen und es ein wenig anders ausschaut.

Wenn Sie neue Formatvorlagen erstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Word

Word: Format / Formatvorlage und Formatierungen / Neue Formatvorlage anklicken.

Es öffnet sich ein Fenster „Neue Formatvorlage von Formatierung erstellen“. Darin können Sie Ihre neue Formatvorlage wie gewünscht definieren.

OpenOffice

OpenOffice: Format / Formatvorlagen / Rechter Mausklick auf eine bereits angelegte Formatvorlage / Neu

Es öffnet sich ein Fenster „Absatzvorlage“. Darin können Sie Ihre neue Formatvorlage wie gewünscht definieren.

Wenn Sie häufiger Texte schreiben, dann können Sie sich immer an Ihre einmal festgelegten, bewährten Absatzformate halten. Damit ersparen Sie sich auch, jeden neuen Text eigenhändig zu formatieren, und er wird auch nicht unübersichtlich und uneinheitlich wirken.

Bitte beachten Sie von vornherein die Vorgaben Ihrer Universität und Ihres Instituts ebenso wie eventuelle Vorlieben Ihrer ProfessorInnen. Wenn Sie eine Masterarbeit, Diplomarbeit oder Dissertation schreiben, dann schauen Sie sich die entsprechenden Arbeiten, die in den letzten Monaten an Ihrem Institut erschienen sind, an. So erhalten Sie gute Hinweise, wie Ihre Arbeit gestaltet sein sollte.

Einige zusätzliche Hinweise

Silbentrennung: Wenn Sie die automatische Silbentrennungsfunktion verwenden, dann sollten Sie die Trennungen bei der Schlusskorrektur gut kontrollieren. Setzen Sie manuelle Silbentrennungen nie mit einem festen Strich (einfach auf der Tastatur), sondern immer mit einer weichen Silbentrennung (bei Word z. B. strg.-), damit der Trennungsstrich verschwindet, falls der Text sich noch verändert. Sie ersparen sich damit viel Mühe und den LeserInnen unschöne, unnötige Striche im Text.

Es ist besser, keine Einzüge am Beginn von Absätzen zu machen. Falls Einzüge unbedingt notwendig sind, dann legen Sie ein Absatzformat mit einem Einzug in der ersten Zeile an, aber machen Sie bitte keine Einzüge mit Leerzeichen oder Tabulatoren.

Wenn Sie einen Absatz auf die nächste Seite schieben möchten, dann fügen Sie bitte einen fortlaufenden Seitenumbruch ein und keine zusätzlichen Leerzeilen.

Formatieren Sie Aufzählungen so einheitlich wie möglich. Zu viele verschiedene Aufzählungsarten machen den Text unübersichtlich!

Das Absatzzeichen (Enter, Return) bitte nur dann am Ende einer Zeile oder eines Satzes verwenden, wenn Sie einen neuen Absatz machen möchten.

Testen Sie bitte früh genug, ob Ihr Drucker die Hervorhebungen in kursiver Schrift, mathematische und statistische sowie aus anderen Sprachen stammende Zeichen (Sonderzeichen wie die Cedille in François oder die Tilde in mañana) und etwaige Fußnotenzeichen korrekt ausdrucken kann. Je früher Sie technische Schwierigkeiten ausbessern bzw. umgehen können, desto besser.

Bei Querverweisen vermeiden Sie lieber Seitenangaben und geben den entsprechenden Abschnitt an. Wenn Sie unbedingt wollen, setzen Sie Seitenzahlen in der letzten Korrektur vor, wenn der vollständige Umbruch schon feststeht.

Sollten Sie Textstellen aus anderen Dokumenten verwenden, stellen Sie bitte vorher das Format des Dokuments so um, dass es dem in Ihrem Text entspricht. Bitte stellen Sie in den Word-Dokumenten als Sprache „Deutsch” ein. Wenn Sie fremdsprachige Texte importieren, stellen Sie danach in Ihrem eigenen Dokument wieder auf Deutsch um.

Aufzählungen

Definieren Sie für Aufzählungen eigene Absatzformate und benennen Sie die Formate so, dass Sie sie wiedererkennen, also zum Beispiel „Aufzählung Standard“ und „Aufzählung Nummerierung“. Legen Sie die Abstände der Aufzählungen untereinander ebenfalls in der Absatzvorlage fest, am besten immer einheitlich. Je mehr verschiedene Aufzählungen ein Text hat, desto unübersichtlicher wird er für die LeserInnen, die dann nicht mehr zwischen den verschiedenen Aufzählungsarten unterscheiden können.

Als kritischer Punkt beim Schreiben entpuppt sich meist die fortlaufende Nummerierung von Aufzählungen. Wenn Sie einen Absatz mit 1. beginnen, dann Ihren Text schreiben und die Enter-Taste drücken, entsteht sofort ein neuer Absatz mit der Nummer 2. Sie können das verhindern, indem Sie – je nachdem, welches Textprogramm Sie verwenden – eine weiche Zeilenschaltung setzen. In OpenOffice ist das z. B. Shift + Enter. Am besten, Sie merken sich gleich von Anfang an die richtige Tastenkombination! Die automatische Nummerierung kann auch immer wieder ein- und ausgeschaltet werden. In Word schaltet man sie durch das zweimalige Drücken der „Enter“-Taste aus. Sie können dann in Ruhe einen Zwischentext schreiben. Word führt die Nummerierung danach wieder weiter, wo Sie vorher waren. Wenn Sie aber ohne Zwischentext fortlaufend nummerieren möchten, drücken Sie einfach „Enter“ und weiter geht’s mit der Nummerierung.

Übernahme von Formaten: Wenn Sie Text aus anderen Formaten übernehmen, dann können Sie in Word bestimmen, welches Format der eingefügte Text haben soll. Nach dem Einkopieren öffnet sich ein kleines Roll-up, in dem Sie die gewünschte Auswahl treffen können. Bei ganz schwierigen Texten empfiehlt sich der Umweg über eine Kopie in eine RTF-Datei. Dafür öffnen Sie z. B. Wordpad, importieren den Text dort hinein, speichern die Datei, schließen Wordpad und verwenden den Text weiter: Alle Formatierungen sind verschwunden – oder sollten es zumindest sein.

Zitate und Fußnoten

Im Allgemeinen sind Fußnoten in naturwissenschaftlichen Arbeiten nicht vorgesehen. Sie sollten auch bei anderen Arbeiten auf der Universität für Bodenkultur Wien auf Fußnoten verzichten. Einzige Ausnahme wäre eventuell die Erläuterung von Maß- oder Größenangaben, wenn sie zum ersten Mal vorkommen, falls sie nicht allgemein geläufig oder im Abkürzungsverzeichnis angeführt sind.

Zitate, auch lange Zitate, werden in Anführungszeichen gesetzt und sollten nicht eigene Absätze bilden.

Textimport

Aus Zeitgründen kann es sinnvoll sein, Text aus einer anderen Datei herüber zu kopieren. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:

Schließen Sie Ihr aktuelles Dokument.

1. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie den Text importieren möchten, und löschen Sie alle Abschnittswechsel. Die Abschnittswechsel erkennen Sie entweder in der Normalansicht des Dokuments oder in der Layoutansicht, nachdem Sie in der Kopfleiste auf das Symbol „¶ einblenden/ausblenden“ geklickt haben.

2. Dann markieren Sie den gewünschten Text, kopieren ihn, schließen das Dokument und fügen ihn an der gewünschten Stelle in Ihr wieder geöffnetes aktuelles Dokument ein.

3. Nach dem Einkopieren des Textes gehen Sie von Absatz zu Absatz und formatieren die Absätze mit den Absatzformaten „Standard“ und den anderen von Ihnen gewünschten Absatzformaten der Dokumentvorlage um. Nicht mehr benötigte Absatzformate können Sie löschen oder sich nicht mehr anzeigen lassen.

Es empfiehlt sich, während dieses Vorgangs – ebenso wie nach allen anderen größeren Arbeiten wie Suchen/Ersetzen usw. – die Datei zwischendurch immer wieder manuell abzuspeichern, weil es dabei leicht zu Programmabstürzen und somit zu Datenverlusten kommen kann. Außerdem sollten Sie Fremddateien vor dem Öffnen immer auf Viren untersuchen und einen vollständigen Virencheck Ihres Systems vornehmen. Dies gilt auch für Bilder, Tabellen, Software usw.

Wichtiger Hinweis: Es kann sein, dass sich bestimmte Absatzformate von Texten aus anderen Word-Dateien nicht löschen lassen. Das kann u. a. daran liegen, dass es sich um Word-Standardvorlagen handelt oder nach Absätzen auch die nachfolgende Leerzeile zum nächsten Absatz mit dem Absatzformat des vorigen Absatzes definiert ist, ohne dass das auf den ersten Blick zu erkennen wäre. Achten Sie bei der Umformatierung darum auch immer auf die Leerzeilen zwischen den Absätzen. Sie können sich anschließend etwas mehr Übersicht bei den Absatzformaten verschaffen, indem Sie sich im Menü „Format“ unter „Formatvorlagen“ nur die „Benutzten Absatzformate“ anzeigen lassen.

Abschnittswechsel

Abschnittswechsel werden verwendet, um einen eigenständigen Textteil zu erstellen, der z. B. im Gegensatz zu den anderen Seiten keine Seitennummerierung aufweist oder quergestellt werden soll.

Abschnittswechsel legt man folgendermaßen an:

Word 2003: Einfügen / Manueller Umbruch / Nächste Seite anklicken

Word 2007: Seitenlayout /Umbrüche/ Nächste Seite

OpenOffice: Einfügen / Manueller Umbruch/ Seitenumbruch anklicken / unter „Vorlage“ die gewünschte Seite auswählen

Wenn Sie wieder zum Standardformat bzw. zu einem anderen Seitenformat zurückkehren möchten, dann müssen Sie neuerlich einen Abschnittswechsel durchführen.

Seitenumbruch

Neben einem Abschnittswechsel ist es auch möglich einen neuen Seitenumbruch einzufügen. Dies macht man dann, wenn z. B. eine Grafik oben auf einer neuen Seite stehen soll. Also nicht solange Enter drücken bis Sie die neue Seite erreicht haben sondern über die Funktion „Einfügen“ und „Manueller Umbruch“ eine neue Seite einfügen.

Word 2003: Einfügen / Manueller Umbruch / Seitenumbruch anklicken

Word 2007: Seitenlayout /Umbrüche/ Seite

OpenOffice unterscheidet nicht zwischen Seitenumbruch und Abschnittswechsel. Bei einem Seitenumbruch können Sie eine andere Vorlage für die seite auswählen. Wenn Sie in OpenOffice auf die nächste Seite springen wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:

Einfügen / Manueller Umbruch / Seitenumbruch anklicken / unter „Vorlage“ die gewünschte Seite auswählen (z. B. „Standard“)

Schluss

Bei einer wissenschaftlichen Arbeit, vor allem bei einer Abschlussarbeit, geht es nicht um eine besonders kreative und künstlerische Gestaltung. Es geht um den Inhalt und den optischen Gesamteindruck, der dem Charakter und dem Inhalt Ihrer Arbeit entsprechen sollte. Eine Forschungsarbeit ist keine kreative Spielwiese, es sei denn, Sie sind an einer Kunsthochschule.

Investieren Sie Ihre Zeit lieber in den Inhalt und in eine gute Schreib- und Ausdrucksweise. Scheuen Sie sich nicht davor, neben einschlägigen Websites auch ein traditionelles Wörterbuch wie den Duden zu Rate zu ziehen.

Unbedingt zu empfehlen ist es, jeden Text, am besten mehrmals, durchzulesen und auch auf Rechtschreibfehler zu überprüfen. Das gibt nach der automatischen Rechtschreibprüfung Ihres Textprogramms noch einen letzten Schliff.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Vorlagen für Dissertationen und Diplomarbeiten zu benutzen, die der Verlag Guthmann-Peterson für die Universität für Bodenkultur Wien angefertigt hat. Sie finden diese Vorlagen auch hier auf dieser Website.

Anna Steiner/Wolf Peterson