Cover Held u. a.: Excel für Genervte, Franzis-Verlag
Excel ist das weltweit meistverwendete Tabellenkalkulationsprogramm. Es wird in den verschiedensten Bereichen für einfache, aber auch komplizierte Rechenaufgaben genutzt. Nicht nur Unternehmen haben Excel als Arbeitsprogramm, auch beim Schreiben einer wissenschaftlichen Arbeit ist Excel seit Jahren fest etabliert, um Auswertungen und Diagramme zu erstellen oder um Listen und Tabellen anzufertigen. Deshalb haben wir uns das Buch „Excel für Genervte“ etwas genauer angeschaut.
„Excel für Genervte“ beschäftigt sich vor allem mit den Schwächen von Excel, sei es nun in Form von Fehlern bei der Programmierung, in Form von fehlender Funktionalität, unzureichender Dokumentation oder einfach einer komplizierten Handhabung für die UserInnen. Das Buch ist also keine Anleitung für die Verwendung von Excel, sondern es ist als Ergänzung für diejenigen gedacht, die auf ein Excel-Problem gestoßen sind, das eben einfach nur nervt.
Oder, anders gesagt, „Word für Genervte“ richtet sich an alle UserInnen, die sich bereits etwas mit Excel auskennen, es aber weniger intensiv nutzen oder das Programm zum Schreiben ihrer wissenschaftlichen Arbeit benötigen und dabei immer wieder mit verschiedenen Fehlermeldungen kämpfen müssen und sich deshalb noch etwas genauer mit Excel auseinandersetzen wollen.
Im ersten Kapitel geht es um die Arbeitsplatzumgebung von Excel, besonders darum, wo welche Funktionen in Excel 2007 versteckt sind. Speziell die Tipps im Kapitel „Dropdown-Kataloge vs. Dialogfelder“ sind hilfreich, um den Überblick über die Angebotsfülle des neuen Excel zu bewahren.
Interessant ist auch das Kapitel „Wo stecken die Add-Ins?“. Neben der Erklärung, was Add-Ins eigentlich sind, zeigen die AutorInnen recht gut, was man/frau damit alles machen kann, und versorgen die LeserInnen mit den Hinweisen, dass man/frau im Internet – oft kostenlos – zahlreiche weitere Add-Ins zum Herunterladen findet oder dass das Register Add-In erst dann erscheint, wenn man/frau ein dafür vorgesehenes Add-In lädt. Auch die Warnung, dass das gezielte Anlegen einer benutzerdefinierten Symbolleiste in Excel 2007 Programmierkenntnisse voraussetzt, hört man/frau gerne rechtzeitig.
Sehr hilfreich sind auch die Ratschläge, die unter „Zehn Tipps für Genervte“ versammelt sind, speziell der Tipp, sich im Internet ein Tool zu suchen, das die klassische Menüleiste anzeigt. Dann muss man/frau weniger Zeit mit der Suche nach vertrauten Befehlen verbringen.
Nervige Formatierungen, Anwendungen und Diagramme
Das zweite, dritte und vierte Kapitel beschäftigen sich mit „nervigen“ Formatierungen, Fallstricken bei der Anwendung von Funktionen und damit, wie man/frau Excel-Diagramme in den Griff bekommt.
Beim Punkt „Werte nach Wertgröße einfärben“ findet sich, dass man/frau Zahlenwerte, je nach Größe, mit unterschiedlichen Farbformaten darstellen kann – grundsätzlich eine sehr nützliche Funktion. Jedoch sollte man/frau dabei beachten, dass bei zu vielen Farben die Tabelle unübersichtlich wird, bei zu kräftigen Farben der Text nicht mehr lesbar ist oder bei einem Ausdruck in Schwarz-Weiß ein Text in Farbe nur mehr schwer zu unterscheiden ist. Es könnte besser sein, auf Farbe zu verzichten und stattdessen zu unterstreichen, fett zu markieren oder in kursiver Schrift zu setzen.
Als aufschlussreich empfinden wir auch die Erklärungen im vierten Kapitel „Excel-Diagramme im Griff“ darüber, wann und wie man/frau Diagramme verwenden soll, nicht zuletzt darüber, dass man/frau mit einem eigenen Office-Design Farben, Schriftarten und Effekte bei Diagrammen einstellen bzw. ändern kann. Das wird vor allem dann günstig, wenn man/frau eine wissenschaftliche Arbeit mit vielen Diagrammen vorhat. So kann beispielsweise jedem Bereich bzw. jeder Kategorie eine andere Farbe zugeordnet werden. Aber auch hier gilt, wie bereits oben erwähnt: Vorsicht mit zu vielen Farben!
Ebenfalls zu empfehlen ist das Kapitel „Sonstige Stolperstein – eine kleine Auswahl“. Hier finden Sie Abhilfe für einige typische Anwenderprobleme beim Arbeiten mit Diagrammen.
Im fünften Kapitel haben die AutorInnen die häufigsten Makro-Ärgernisse zusammengestellt. Besonders die einzelnen Punkte zu Laufzeitfehlern sind – trotz der vagen Überschriften – gut und verständlich erklärt.
Im sechsten Kapitel versuchen die AutorInnen, die Excel-Fehlermeldungen zu interpretieren und den UserInnen zu erklären, wie sie am besten damit umgehen.
Das siebte Kapitel ist eine Zusammenstellung sonstiger nerviger „Excel-Haken und Ösen“, gar nicht übel, aber leider nicht ganz vollständig: Der Zusammenhang zwischen Excel und Access wird zwar erwähnt, aber die AutorInnen gehen kaum darauf ein. Der Punkt „Diagramme als Grafik speichern“ hätte ruhig ausführlicher ausfallen können. Und worauf man/frau achten sollte, wenn man/frau eine Grafik von Excel in Word kopieren will, muss man/frau sich auch woanders suchen. Sehr schade ist auch, dass die AutorInnen nichts dazu sagen, was zu tun ist, wenn man/frau Daten von einem anderen Programm in Excel transportieren möchte. Dabei kommt es nämlich häufig zu Problemen.
Zum „Entnerven“ und Entspannen finden sich dann im achten Kapitel etliche Ideen und Spiele. Danach wieder ganz ernsthaft, widmet sich das neunte Kapitel den Limitationen, Spezifikationen und Grenzen von Excel.
Alles in allem
Das Buch ist so aufgebaut, dass die LeserInnen nicht unbedingt mit dem ersten Kapitel beginnen müssen. Über das Inhaltsverzeichnis lassen sich gezielt jene Probleme finden, die gerade nerven. Allerdings sind die Kapitelüberschriften leider nicht immer ganz verständlich ausgefallen, und man/frau muss sich schon ganz gut mit Excel auskennen, um die zum Teil eher kryptischen Verheißungen zu verstehen. Dennoch haben sich die AutorInnen redlich bemüht, ein angesichts der Komplexität, der Versionsvielfalt sowie der permanenten Weiterentwicklung des Programms ein recht breites Spektrum an Themen zu besprechen. Dies ist ihnen, trotz einiger Lücken und Unschärfen, zum Vorteil der LeserInnen durchaus gelungen.
Redaktion “Wissenschaftliches Schreiben”
Bernd Held, Hartmut Erb, Wolfgang Ziegler, Evelyn Bleckmann, Philipp von Wartburg
Excel für Genervte
352 Seiten, Broschur
€ 19,95
ISBN 978-3-7723-6678-9
Franzis, Poing, Jänner 2009